Datenschutz

Zur Erfassung und Bearbeitung Ihrer technischen Support-Anfragen zum Kunden-Admin-Tool, zum vhs-Kursfinder auf www.volkshochschule.de, zur vhs-Kursfinder-Datenbank und zur Schnittstelle Open-vhs nutzen wir das Ticket-System „osTicket“, das uns ermöglicht, Ihre Anfragen schnellstmöglich im Support-Team zu bearbeiten. Das Ticket-System ist online erreichbar unter der Adresse https://ticket.vhs-kursfinder.de.

Support-Anfragen werden über das Ticketsystem „osTicket“ erfasst und durch unseren Dienstleister A&B One Kommunikationsagentur GmbH bearbeitet.

Folgende personenbezogene Daten werden standardmäßig bei der Erstellung eines Support-Tickets erfasst und verarbeitet:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Beschreibung des Problems (Text und ggf. Dateien, z. B. Screenshots)
• Ihre Telefonnummer (optional)
• Zuordnung zu einem vorgegebenen sog. „Hilfethema“
• ID-Nummer Ihres Tickets im Ticket-System

Die von Ihnen übermittelte E-Mail-Adresse wird in unserem Ticket-System unabhängig vom einzelnen Support-Ticket als so genannter „Auftraggeber“ erfasst.

Bei der Ersterstellung des Tickets erfolgt eine Speicherung oben genannter Daten als Gast-Account. Gast-Accounts bieten im Wesentlichen die Möglichkeit, zeitlich befristet, den kompletten Verlauf des zugehörigen Tickets einzusehen, zu bearbeiten und zu ergänzen. Ein Login in das Ticketsystem geschieht hier durch einen Klick auf einen Ticket-Link mit Authentifizierungsinformationen, welche dem Nutzer mit jeder E-Mail des Ticketsystems mitgeschickt wird, oder alternativ durch einen Login mit E-Mail-Adresse und Ticket-Nummer. Die Zeit der Inaktivität, nach der ein automatischer Logout stattfindet, beträgt 30 Minuten. Für diese Funktionalität wird ein technisch notwendiges Session-Cookie gesetzt.